מגיפת הקורונה (COVID-19): החובה לתעד אינה נעצרת בעת משבר – היא נעשית חיונית מתמיד
אנו, החתומים מטה, קוראים בזאת לממשלות, לעסקים ולגופי מחקר ברחבי העולם לתעד בקפידה את ההחלטות והפעולות שלהם, כעת ולמען העתיד.
בהמשך להצהרת אונסק”ו בדבר “איום הקורונה (COVID-19) כהזדמנות לחיזוק תרבות התיעוד“, ומתוך כוונה להדהד את הקריאה הזו למקבלי החלטות במגזר הפרטי והציבורי ולקרוא להם לפעול לחיזוק ההכרה המעשית בערך של ניהול רשומות וארכיונים, הצהרה זו כוללת קריאה לפעולה בשלושה מישורים:
החלטות צריכות להיות מתועדות
ניהול רשומות תקין חשוב היום יותר מאי פעם כאשר ממשלות נוקטות צעדים חסרי תקדים להתמודדות עם מגיפת הקורונה.
החלטות חשובות מתקבלות על ידי ממשלות תוך התערבות רחבת היקף בכלכלה, בשירותי בריאות ובחיי היומיום של מיליארדי בני אדם בעודן מבקשות להבטיח את המשך הרווחה החברתית, הכלכלית והתרבותית של האוכלוסיות תוך כיבוד החוק.
המגיפה הכלל עולמית חושפת בפנינו את היתרונות של הגישה למידע – בהיקפים קטנים וגדולים – בעבור מקבלי ההחלטות, ואולם זה איננו מפחית את הצורך לספק את הרקע וההקשר לנתונים האלה על מנת להעניק פשר לשפע המידע הקיים בצורותיו השונות – מסמכים, אלגוריתמים, קודים, סרטונים וקבצי קול. אין בכך גם כדי לפטור ממשלות מהחובה לתעד את תהליכי העיבוד והניתוח שהן מבצעות להשגת מידע, או מלכידתו של מידע קריטי.
הבסיס לקבלת ההחלטות, ההחלטות עצמן, ופעולותיהם של מקבלי ההחלטות הבכירים – כל אלה חייבים להיות מתועדים בקפידה. תיעוד זה הכרחי על מנת לוודא כי ממשלות ימשיכו לשאת באחריות על פעולותיהן ועל החלטותיהן, בתקופת חירום זו ולאחריה ולמען יכולתם של בני הדורות הבאים ללמוד ממעשיהן.
בנסיבות הקיימות כיום, תיעוד פעולות ההווה ושימורן נמצא בסכנה לנוכח אימוץ מהיר של שיטות עבודה חדשות שאינן מתבססות על נהלים ותהליכי עבודה רגילים, ובהיעדר תשתית מתאימה לתיעוד ולשימורו.
שאלת שימור הנתונים בעזרת טכנולוגיות בנות חלוף (ephemeral technologies) שנכנסו לשימוש, צריכה להיות מטופלת בדחיפות.
יש להבטיח את שמירת הנתונים והמידע בכל המגזרים
החובה לתעד אינה מוטלת רק לפתחן של ממשלות, היא רלוונטית וחשובה גם למוסדות השלטון המקומי, ארגוני מסחר, מחקר וחינוך.
ההשלכות של המגיפה תהיינה רחבות ומרחיקות לכת. לכן, על כל הגופים והמוסדות להיות מודעים לחשיבות העצומה של הניהול הראוי של רשומות, תיעוד וניהול המידע. גופים מסחריים יזדקקו לתחזוקה של נתונים חיוניים ההכרחיים להמשכיות עסקית – לאישוש זכויות וזכאויות, אך גם כדי להגיש בקשות למענקים ממשלתיים.
מוסדות חינוך ומחקר – בייחוד אלו הלוקחים חלק במעקב, במיפוי ובניתוח של פעולת הנגיף, במטרה לפתח חיסון – חייבים להבטיח שהרשומות והמידע שלהם יהיו אמינים ושמורים היטב.
הבטחת קיומן של פרקטיקות תיעוד נאותות בעת הזו יאפשרו לא רק המשכיות עסקית, מחקר וחדשנות, אלא גם יבטיחו את תיעוד האופן שבו נוהל המשבר הנוכחי – למען הדורות הבאים. הארכיונים הם שומרי המידע והתיעוד של אירועי השפעת הספרדית של 1918, הנלמדים כעת על ידי מיטב המדענים ברחבי העולם. הארכיונים הם מי שבסופו של דבר יהיו אלו שישמרו וינהלו את הרשומות והמידע הקשורים למגיפת הקורונה.
ההשלכות הכלכליות והחברתיות של המגיפה הנוכחית חייבות להיות ממוסמכות ומתועדות לא רק כדי למנוע אירועים דומים בעתיד או להיערך לקראתם, אלא גם כדי שנוכל להבין את ההשפעה של אירוע בסדר גודל שכזה עלינו ועל בני הדורות הבאים.
יש להבטיח את הקיום, השימור והגישה לתוכן דיגיטלי במהלך השבתת הפעילות הכללית
היכולת ללמוד את מגיפת הקורונה, מתוך מטרה למנוע התפתחויות דומות בעתיד, מחייבת אותנו להבטיח את פעילותם התקינה והמסודרת של שירותי ניהול רשומות, מידע וארכיונים. אם לא כן, לא נוכל להבטיח שהנתונים והמידע הנוצרים ונאצרים בתקופה זו יישמרו באופן שיאפשר את הגישה אליהם כעת ובעתיד. רשומות וארכיונים הם יותר ממסמכי נייר, ‘מסמכים רשמיים’, ניהול רשומות מערב כיום טיפול בחומרים דיגיטליים מורכבים יותר ויותר כגון אלגוריתמים ונתונים גולמיים ולא מעובדים.
ככל שההשלכות הכלכליות של המגיפה הולכות ונעשות מוחשיות ברחבי העולם, מתחדד הצורך לארגן, לשמר ולהבטיח את קיומן של רשומות שנוצרות בידי חברות וגופים פרטיים שהושבתו, או שנסגרו. רק כך נוכל להבטיח שהמשמעות החברתית, התרבותית ואפילו הכלכלית – של חברות וגופים אלה תישמר.
כשם שאנו מכירים בחיוניותם של הסכמים ותקנים בינלאומיים לגבי חובות דיווח, הגדרות ומונחים (כמו התקן למוכנות לאסון Sendai Framework), כך עלינו להבטיח כי ארכיונים יוכרו ויתוקצבו כמי שאוצרים ושומרים את המידע הגולמי הנמצא בבסיס הידע המורכב והאפשרות להפקת דו”חות.
החובה לתעד את המידע הזה אינה נעצרת בעת משבר – היא הופכת חיונית מתמיד.
- להצהרה המקורית באנגלית ראו כאן
- ההצהרה מתפרסמת מטעם האיגוד הישראלי לארכיונאות ולמידע
- סיוע בתרגום: מכון עקבות